【精华】Endnote——文献管理好工具，科研写作好帮手

小麻生

                               
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Endnote——文献管理好工具，科研写作好帮手（一）
大家在科研和临床中经常需要查阅大量的文献，随着时间的延长，积累了许多文献。可能大家都遇到这种情况，突然某一天想起来要找以前查过或者看过的某篇文献，却翻遍电脑硬盘也找不到的烦恼。而且我们写论文的时候需要引用很多文献，可是文献很多，在论文中引用的插入点很多，每引用一篇文献就得打一大串的字符，这可是一个累活，稍有不留神就有可能引起某个字符出错，到时杂志编辑就要退回稿件要你仔细核对参考文献了。现在有了Endnote这类文献管理软件就可以把类似的问题给解决了。Endnote是一个优秀的文献管理软件，可以帮助我们完成从文献查询、管理到论文撰写的工作，大大提高了我们的工作效率，减少了出错的机会，因此科研工作中掌握Endnote的使用是十分有必要的。我整理了一些资料，希望对大家有一定的帮助。
软件简介：Endnote是汤姆森公司推出的最受欢迎的一款产品，是文献管理软件中的佼佼者。常见文献管理软件有汤姆森公司的endnote，reference manager，procite，以及基于网络的refworks。其中EndNote 是最受欢迎最好用的软件，Reference Manager 提供网络功能可同时读写数据库，ProCite 提供弹性的群组参考及可建立主题书目，WriteNote 是基于Web的EndNote。中文文献管理软件中，有NoteExpress、文献之星、医学文献王、PowerRef等，其中NoteExpress是目前较好的中文文献管理软件。Endnote目前的最新版本是EndNote X（Endnote 10），可以很好地支持中文。
Endnote的基本功能：Endnote通过将不同来源的文献信息资料下载到本地，建立本地数据库，可以方便地实现对文献信息的管理和使用。通过将不同来源的数据整合到一起，自动剔除重复的信息，从而避免重复阅读来自不同数据库的相同信息。同时可以非常方便地进行数据库检索，进行一定的统计分析等。另一个重要的功能是，在撰写论文、报告或书籍时，endnote可以非常方便地管理参考文献格式。还可以非常方便地做笔记，以及进行某一笔文献相关资料的管理，如全文、网页、图片和表格等。学习并掌握文献管理软件，可以提高我们阅读文献，获取信息的效率，可以省去撰稿文稿时手动编排文献的麻烦。同时endnote可以非常方便地作笔记，并对笔记进行管理。为我们撰写综述，或阅读大量文献时提供了极大的方便。
整个软件的架构主要包括数据库的建立，数据库的管理和数据库的应用三个方面。
一、        程序安装
要使用Endnote首先得安装这个软件，可以从网络上搜索下载，也可以从我们的共享空间里获得。

                               
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下面就可以运行endnote，进行数据库建立等操作了。
运行软件

                               
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[ 本帖最后由 小麻生 于 2008-7-20 00:49 编辑 ]

小麻生

二、 文献库的建立
数据库建立是管理及应用的基础，所以要首先介绍如何建立数据库。建立数据库就是将不同来源的相关资料放到一个文件中，汇聚成一个数据库文件，同时剔除来源不同的相同文献信息，便于分析、管理和应用。
第一次运行endnote，出现的第一个界面如下：

                               
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如果你是第一次使用，还没有任何建立的文献库，就选第一项建立一个新的库。可以根据自己的喜欢取库名，最好是按照查找的文献分类来命名。

                               
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Endnote软件中建立数据库的方式有四种：直接联网检索，格式转换，网站输出，手动输入。我们最常使用的还是前面两种方法，把前面两种方法详细介绍如下，后两种方法请参考罗昭锋大侠编写的endnote使用手册。
1、直接联网检索导入：如我们最常用的PubMed，endnote就可以直接连接该数据库检索导入。
点击工具栏的“connect”图标

                               
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选择“PubMed(NLM)”数据库，然后点击右下的“Connect”

                               
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连接成功后，就出现如下检索界面，输入你想要检索的词进行检索

                               
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输入检索词，按“search”，就出来可得到多少条文献的确认窗口

                               
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点击OK就可以进行下载了。
现在下来的文献还在临时缓存里，要按“copy all references to”把查来的文献导入到你要的库里面去。

                               
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至此，我们建立的库中已经有我们检索得到的第一批文献了。我们还可以用同样的方法，使用不同的检索策略导入更多的文献。
2、格式转换：通过格式转换相对来说比较麻烦，转换一般把资料保存为文本文件，然后导入到endnote中。要选择正确的filter，否则无法正确转换。对于大批量的中文文献，我们只能按照这种方法导入，如查cnki、cbm、vip、万方等得到的文献题录。当然其他外文数据库也可以使用这种方法导入，但这些外文数据库里的文献题录在大部分已经在PubMed里收录了，我们只要使用第一种方法就可以很方便地导入了。这种方法都需要根据每种文献的特点制作相应的filter，比较费时和麻烦。大家可以参考网络上的方法制作或者下载已经做好的filter进行转换。Jiangzhanyong大侠根据常用中文数据库的特点开发了一个文献格式转换软件cvtcnki，下面就以中国学术期刊网（cnki）的资料使用cvtcnki转换为例进行说明。
进入cnki主页

                               
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点击“中国期刊全文数据库”进入检索期刊全文

                               
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检索到需要的文献后，点击“存盘”后，选“自定义”选项，把所有需要的字段打勾

                               
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然后按“预览”，就出现如下界面，把所有的结果都选上并复制到剪贴板

                               
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启动cvtcnki软件（注意输出格式最好选“Ris”），点击“剪贴板”后按“转换”，就可以把我们刚才查到的文献转换为endnote格式了。

                               
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下一步按“查看转换结果”，把转换来的文献导入自己的文献库里面去

                               
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这就是我们得到的中文文献（由于cnki没有提供卷和页码，所以这两项需要自己输入）

                               
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3、网站输出：目前有很多网上的数据库都提供直接输出文献到文献管理软件的功能。如sciencedirect，ovid等，Google学术搜索查到的文献也可以直接导入，但会缺某些字段。
从ScienceDirect里导出文献资料

                               
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从Ovid里导出文献资料

                               
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从google scholar导出文献资料

                               
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4、手动输入：手动输入主要针对少数几篇文献，无法直接从网上下载，或者一些书目等。该方法工作量较大，无法应付大量的文献工作。

                               
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小麻生

三、    文献库的管理
Endnote的功能很丰富，它的功能使用和调整都在其菜单里，详细的使用说明和介绍参考罗昭锋大侠编写的endnote使用手册，这里我主要介绍几个比较常用的几个功能。

程序界面及基本功能介绍

                               
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用preferences设置自己需要的界面

                               
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点击 Display field会进入如下窗口，可以设定在程序主界面希望显示的栏位和次序

                               
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点击duplicates，进入如下界面，设定重复的标准，即哪些栏位相同才算重复

                               
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附件的管理
Endnote中涉及的附件可能有pdf、图片、word文档、网页、表格等。Endnote管理附件的方式有两种，一是将附件的地址记录在endnote中，需要使用时打开链接即可；二是将文件拷贝到endnote相应数据库的文件夹下面。第一种方式无需对文件进行备份，占用空间小，但数据拷贝时，会引起链接对象的丢失；第二种方式需要将文件拷贝一份到数据库文件夹中，占用一定空间，数据库转移时能将附件一同带走，较为方便。对目前硬盘空间足够大的情况下，建议尽量用后一种方式管理附件。

                               
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上图URL的位置，可以通过超链接的方式管理全文，在该界面的任意地方单击右键，URL－Link to URL添加链接；该连接可以是网址，可以是文件的相对地址。如果是网址，可以通过拷贝网址，然后直接粘贴的方式添加链接。
Link to PDF是endnote X新增加的功能，专用于管理pdf附件。可以通过右键的PDF－link to PDF添加，也可以直接拖拽的方式添加。也可以通过拷贝粘贴的方式添加。注意这里可添加的附件并不局限于PDF文件，可以是图片，音乐或其它文件等。添加到这里的文件也会被拷贝到数据库的文件夹下面。如果是图片可以通过右键insert picture的方式管理。注意image下面只可以添加一个文件或图片。这里的文件也不限格式，可以是多种文件。如果有多个文件建议添加到link to PDF。

                               
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小麻生

四、文献库的应用
（一）、在论文写作中引用文献（在MS Word中的应用举例）
1、写作时插入文献
（1）、Endnote安装之后，会在文字处理软件word中出现一个endnote工具条。如下所示：

                               
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各快捷键的功能如下所述

                               
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􀁺Find citation(s) 撰稿引文时，可以通过查找的方式找到希望引用的参考文献；
􀁺Go to endnote 从word中跳转到endnote；如果endnote没有开启，点击该按钮将开启endnote 程序；
􀁺Format bibliography 将临时引用的参考文献格式按照选定的杂志进行编排，如果一边插入一边进行格式编排，会占用较多内存；如果不希望这样，可以点击下面的Unformat citations快捷键；
􀁺Insert selected citation(s) 插入选定的文献，可以是一篇，也可以是多篇；
􀁺Edit citatation(s) 编辑易插入的引用文献，譬如有些文献引用不合适，或者顺序需要调整，可用该功能完成；
􀁺Insert note 在制定的位置插入输入的内容，插入位置会留下一条文献记录的标记，插入的内容会显示在后面参考文献中；
􀁺Edit library reference(s) 如果发现某条参考文献内容有错误，可以用该命令进行修改，该命令将同步更新数据库和后面引用的参考文献；
􀁺Unformat citations 不对临时插入的参考文献进行格式转换，以节约计算机资源；
􀁺Remove field codes 撰写的论文在投稿前，需要用该命令移除endnote标记；移除后将不能利用endnote对参考文献格式进行编排；
􀁺Export traveling library 如果你接受到一个带endnote标记的文档，可以通过该命令导出有关的参考文献信息，此时导出的信息不完整，只有列举参考文献时一些必要的信息，如关键词、摘要等都没有；
􀁺Find figure(s) 查找图片；
􀁺Generate figures list 生成图片列表；
􀁺Cite while you write preferences 撰稿与引用偏好设定，点击会进入到如下的界面：

                               
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可以根据自己的需要进行设定。
（2）、在word正文中插入引用文献的方法有如下几种方法：
A、在endnote程序中选择要引用的参考文献，然后切换到word中将光标定在要插入文献的位置，点击工具条上的“Insert selected citation(s)”，即可将选定的文献插入到该指定位置。

                               
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B、在endnote数据库中，选择要插入的文献，右键单击，选择copy，回到word中，右键单击要插入文献的位置，然后粘贴即可。
C、利用find citations快捷键，在endnote文献库中查找到文献，然后根据需要选择文献插入（可以同时插入多条）。
D、利用endnote中的CWYW/Add in快捷工具条来实现插入，要使用该功能，首先要在endnote的tools菜单中的show toolbar中把该快捷工具条显示出来。

                               
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使用时，在word中将光标定在待插入文献的位置，选定要插入的文献，在endnote中点击上面的insert citation(s)快捷键，即可将文献插入在相应的位置。
（3）、格式化文献。待全部文献插入完毕后，点击“Format bibliography”快捷键，就会弹出如下对话框：

                               
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然后根据你所投论文的需要，选择适合的期刊格式，按“确定”即可进行格式化。

                               
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如果预设的格式中没有合适的，可以自己进行设置格式，即如何进行output style的修改。

                               
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在endnote的edit菜单里选择output style，open style manager即可打开如下界面

                               
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在已有期刊格式中，如果没有完全符合要求的期刊格式，可以自行创建所需的期刊格式。一般情况下只需在上面窗口中选择引文格式预览，然后找一种比较相近的期刊进行修改。在上面的界面中点击Edit，即可进入到编辑界面：
根据所投杂志的参考文献要求，逐项进行修改。
Page numbers为设定页码格式，有些杂志的页码全部显示，有些终止页只显示后两位，如1327－1332，有些杂志显示为1327－32。这种不同的表示方法可以在此设定。
Citations 部分，可是设定在文章中参考文献引用的标记格式，有些杂志文中的参考文献引用标记为[1],有的表示为（1），有点直接用数字表示1，还有些用不同的上标表示。
Bibiliography部分，可以设定正文后参考文献的格式，如nature杂志引用期刊论文，其格式为：Author, Journal| Volume| (Issue)|, Pages| (Year)|.
这表示，文献信息各项内容的顺序依次为：Author, Journal| Volume| (Issue)|, Pages| (Year)|.其中volume用黑体表示，杂志用斜体表示，issue和year用括号括起来。按照文档编辑的方式，结合工具栏上的字体选项和“Insert Field”就可以进行修改了。
（二）、科研选题中的应用
1、文献的统计分析
在toools下面有个Subject bibliography，它的主要功能是输出数据库中有关字段的文献信息进行统计分析。如果我们已经根据自己的选题方向把中英文的文献资料都导入到一个文献库里，那么就可以使用endnote的“Subject bibliography”做一些简单的统计分析。

                               
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选择Author点击OK，endnote 就会列出每位作者的论文数。两次点击records，就会按每位作者的论文数进行排序。根据作者论文数的多少，大致可以判断出该领域的活跃分子和高产科学家。如果在上图中选择year，数据库将会按照年代统计出每年发表的文章数。根据论文数增长的趋势大致可以判断出该领域的大致发展趋势。还可以用作者单位进行分析，了解哪些研究单位在该领域比较活跃。

                               
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在上述统计结果中，进一步检索特定的作者，然后对该作者的论文进行年代和单位分析。可以大致了解该作者的动向。

                               
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2、Data visualization
在tools菜单的最下面，有个Data visualization的外部命令按钮，点击可以启动已经安装的文献信息分析软件。如refviz等。Refviz可以与常见文献管理软件无缝对接，可以对endnote数据库中的文献进行聚类分析。Refviz 工作的原理类似我们正常阅读文献，然后归类管理的方式。Refviz分析文章中出现的关键词，然后根据关键词进行分类。同时，这些软件还提供交互式的分类方法，可以通过人为的干涉改变分类方法，使其分类更符合我们的需要。对于当今大量的文献，refviz可以为我们提供了一种快速了解某一领域的方法。目前refviz的最新版本为2.1，还不支持中文文献的处理。有关该软件的应用参考其帮助文件。

这里只介绍endnote的一些最常用的功能，其实endnote功能很强大，还有许多高级功能对我们的工作非常有用。如 “manuscript templates”即论文模板，就可以很方便地撰写符合特定杂志文稿，方便编辑书写。这些功能有待大家的熟悉和积极使用，相关的使用方法需要参考其帮助和相关的说明，在此不一一列举。

rextao

谢谢小麻生！这个软件科室的左主任向我们强力推荐过 一直没时间看 今天你展示给了我们 太感谢了 这个确实很实用！

xyz-cn99

提供一个endnote中文使用手册，希望对朋友们有所帮助

wfx102179

对我们很有用，谢谢，收藏并学习应用了。

独上西楼听风

读书的时候狠狠的研究了一下
当时看的是台大一些同道写的tips
很受启发
不知道现在这个软件对国内资源支持如何了

魏铁钢

先下个中文的练习一下,,对今后的工作用处肯定很大.

hongjiageng

没有ENDNOTE 的下载链接吗？